Centre de support client

L’organisation des conférences est entièrement gratuite.

Depuis la Belgique :
Le numéro d’accès à appeler pour entrer en conférence téléphonique est le 025 88 47 00.
Ce numéro est non surtaxé. Il est inclus dans les illimités ou les forfaits des opérateurs fixes et mobiles.

Depuis l'international :
SoConference est accessible depuis 37 pays avec des numéros d’accès locaux, non surtaxés. Ces numéros sont le plus souvent inclus dans les forfaits des opérateurs fixes et mobiles locaux.

> Voir les numéros d’accès

SoConference est un service gratuit de réunion par téléphone. Etre gratuit permet de nous faire connaitre.

Dans les prochains mois, des options payantes seront proposées sur abonnement (visioconférence...)

Le service de réunion téléphonique en libre service restera sans abonnement.

Chaque conférence peut accueillir jusqu’à 100 participants. Au-delà de 100 participants, cela est possible. Il suffit de nous contacter auparavant.

Il n’y a pas de durée maximale. Votre réunion peut durer aussi longtemps que vous le souhaitez.

Oui, il n’y a pas de nombre maximum de réunions téléphoniques par utilisateur.

Oui, nous proposons des numéros d’accès locaux dans plus de 15 pays et dans les DOM.
Chaque participant peut appeler le numéro d’accès de son choix.

Oui, à chaque fois que vous réservez une réunion téléphonique, SoConference envoie à chaque participant un code d’accès personnalisé à 8 chiffres. Les codes ne sont jamais réaffectés à d’autres utilisateurs de SoConference.

La confidentialité de votre réunion est ainsi maximale.

C'est très simple :

• Ouvrez votre agenda électronique (Outlook, Google Calendar…) et créez un nouvel événement.
• Indiquez la date, l'heure et l'objet de la conférence.
• Invitez les participants à la conférence en entrant leur adresse e-mail.
• Ajouter à la liste des participants et validez. Si l’on vous demande de d’envoyer des invitations aux participants, cliquez sur « Oui
• Vous et tous les participants recevez immédiatement un e-mail avec toutes les informations utiles : date et heure de la réunion, numéro de téléphone à appeler et code d’accès.

Si vous modifiez l’horaire de la conférence, vous devez vous-même communiquer aux participants le nouvel horaire.

Pour inviter des participants supplémentaires, l’organisateur doit se rendre dans son espace sécurisé (en cliquant sur le lien indiqué dans l’e-mail).

Cliquez en haut à droite sur le pictogramme puis entrez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter. SoConference lui enverra immédiatement un e-mail avec les informations pour rejoindre la conférence.

Oui, vos codes sont réutilisables aussi souvent que vous le souhaitez. Ils ne seront pas réattribués à d’autres utilisateurs SoConference.

En revanche, si vous n’utilisez pas votre agenda pour programmer une nouvelle réunion téléphonique, SoConference n’enverra pas de nouveaux e-mails aux participants pour les informer de la date de la nouvelle conférence. Vous devrez le faire vous-même.

SoConference vous recommande d’utiliser votre agenda électronique pour chaque nouvelle conférence.

SoConference fonctionne depuis les agendas électroniques Outlook, Gmail Agenda, AppIe Agenda, Iphone Agenda, Android Agenda et Lotus Note.

Si vous utilisez un autre agenda électronique, n’hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions dans la mesure du possible le rajouter dans la liste des agendas compatibles.

Oui la réservation d’une salle de conférence est également possible à partir d’un simple e-mail (voir ci-dessous)

SoConference envoie à chacun des participants que vous avez invités les informations suivantes :

• date et heure et objet de la réunion téléphonique
• numéro de téléphone à appeler à l’heure du rendez-vous
• le code d’accès
• lien d’accès direct à l’interface en ligne (partage de documents en temps réel, visualisation de qui parle…

Oui, si vous avez réservé la salle de réunion depuis votre agenda électronique, 15 minutes avant le début de la réunion téléphonique, SoConference envoie aux participants un e-mail de rappel.

C'est très simple :

• Créez un nouvel e-mail.
• Dans l'objet ou dans le corps de l'email indiquez la date, l'heure et l'objet de la conférence.
• Entrez les adresses e-mail des participants dans la liste des destinataires.
• Ajouter à la liste des destinataires et envoyez l’e-mail.
• Immédiatement, SoConference répondra à tous les destinataires et communiquera le numéro de téléphone à appeler et code d’accès.

Pour annuler une réunion téléphonique réservée par e-mail, vous devez vous-même avertir les autres participants que la conférence est annulée.

Si vous modifiez l’horaire de la conférence, vous devez vous-même communiquer aux participants le nouvel horaire.

Pour inviter des participants supplémentaires, l’organisateur doit se rendre dans son espace sécurisé (en cliquant sur le lien indiqué dans l’e-mail)

Cliquez en haut à droite sur le bouton "Ajouter un participant" puis entrez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter. SoConference lui enverra immédiatement un e-mail avec les informations pour rejoindre la conférence.

Oui vos codes sont réutilisables aussi souvent que vous le souhaitez. Ils ne seront pas réattribués à d’autres utilisateurs de SoConference.

En revanche, SoConference ne n’enverra pas de nouveaux e-mails aux participants pour les informer de la date de la nouvelle conférence. Vous devrez le faire vous-même.

Le plus simple est d’envoyer un nouvel e-mail en ajoutant à la liste des destinataires à chaque fois que vous voulez faire une réunion téléphonique.

A l’heure de la réunion téléphonique, il suffit d’appeler le numéro de téléphone qui vous a été envoyé par email, puis au signal, de saisir le code d’accès.

Vous pouvez également rejoindre la conférence directement depuis votre ordianteur (voir ci-dessous).

Oui, pour rejoindre la conférence, vous pouvez appeler le numéro d’accès de votre choix parmi ceux proposés par SoConference. Les codes d’accès fonctionnent avec tous les numéros SoConference.

Voir les numéros d’accès.

Si vous avez un casque-micro et une liaison internet de bonne qualité, vous pouvez rejoindre la conférence depuis votre ordinateur.

Dans l’e-mail que vous avez reçu de SoConference, sous Accès direct, cliquez sur “Depuis votre ordinateur”.

Note: pour rejoindre la conférence depuis votre ordinateur, vous aurez besoin d’utiliser le navigateur internet Firefox ou Chrome. Cela n’est pas possible avec Internet Explorer.

Pour accéder à l’interface en ligne, il suffit de cliquer sur le lien qui vous a été envoyé par e-mail.
Vous entrez alors automatiquement sur l’interface en ligne SoConference.

Chaque lien est unique et sécurisé, ce qui nous permet de vous authentifier sans mot de passe ni code d’accès.

Par téléphone

*1 : Activer ou désactiver son micro
*2 : Activer ou désactiver tous les micros des participants
*3 : Démarrer ou arrêter l'enregistrement de la conférence
*4 : Bloquer ou débloquer l'accès à la conférence
*5 : Demander le nom des participants qui rejoignent la conférence
*6 : Activer ou désactiver le bip sonore d'entrée d'un participant
*7 : Activer ou désactiver le bip sonore de sortie d'un participant
*8 : Compter le nombre de participants à la conférence.

En ligne

-Gestion des paramètres de la conférence :
▸ Activer ou désactiver tous les micros des participants
▸ Bloquer ou débloquer l'accès à la conférence
▸ Attendre l’arrivée de l’organisateur pour débuter la conférence
▸ Demander le nom des participants qui rejoignent la conférence
▸ Activer ou désactiver le bip sonore d'entrée d'un participant
▸ Activer ou désactiver le bip sonore de sortie d'un participant - Modération en directe des participants (coupure micro, expulsion d’un participant…)
- Démarrage ou arrêt l'enregistrement de la conférence
- Partage et suivi de document en temps réel
- Chat avec les participants

Par téléphone

*1 : Activer ou désactiver son micro

En ligne

- Visualiser en temps réel participants et leur action (qui parle…)
- Suivre en temps réel le document partagé par l’organisateur - Chat avec les participants

L’organisateur a la possibilité de partager en temps réel un document avec les autres participants de la conférence.

Vous pouvez partager des fichiers suivants :
        - Microsoft Office : Word (doc, docx),Excel (xls, xlsx), PowerPoint (ppt, pptx),
        - Open Documents : odt, ods, odp
        - Fichiers Textes : txt, rtf, csv
        - Images : jpg, jpeg, png, gif, bmp, tif
        - PDF : pdf

Lorsque l’organisateur parcours le document qu’il partage, les autres participants voient le document défiler sur leur écran.

L’organisateur peut également pointer ou mettre en avant des éléments de son document.

L’organisateur de la conférence reçoit par e-mail les statistiques de la conférence.

Si l’organisateur a enregistré la conférence, il reçoit également par e-mail le lien pour télécharger l’enregistrement de la réunion téléphonique.

Le lien de votre enregistrement est accessible pendant 6 mois.

Pour chaque réunion que vous organisez avec SoConference, le code que l’organisateur reçoit et les codes que nous envoyons à chacun des participants sont valables aussi longtemps et aussi souvent que vous le souhaitez. Vous pouvez les réutiliser pour d’autres conférences.

Les liens de partage de document pour l’organisateur et les participants restent également valables.

Cependant, pour plus de confidentialité, SoConference vous recommande de réserver une nouvelle salle de conférence pour chaque réunion téléphonique, surtout si les participants ne sont pas les mêmes d’une conférence à l’autre.

Vous pouvez contacter le service client de SoConference par téléphone au 025 88 2600 ou par e-mail à